Helposti tunnistettavia helmiä ei rekrytointialalla ole tänä päivänä enää lupa odottaa. Katse pitää kääntää hiomattomien timanttien tunnistamiseen, joista yritys voi hioa itselleen huippuosaajia. Etsimiseen, tunnistamiseen ja timantiksi työstämiseen pitää olla valmis panostamaan entistä enemmän. Kauppakamarien syyskuussa 2022 tekemän kyselyn mukaan tämän päivän rekrytoinnissa haasteina on
- hakijoiden riittämätön määrä
- kiristynyt kilpailu työntekijöistä
- hakijoiden vähäinen työkokemus
- hakijoiden soveltumaton koulutus
(lähde https://turunkauppakamari.fi)
Haaste ei ole uusi ja yritykset ovatkin jo pyrkineet löytämään tapoja pärjätäkseen kilpailussa työntekijöistä. Enää ei oikein riitä, että työpaikkailmoitus julkaistaan ja valitaan lukuisista hakijoista parhaat. Tässä artikkelissa kuvataan, miten haastetta on ratkottu Sopro Online tuotteessamme.
Hakijan polku ja “rekrytointisuppilo“
Rekrytointihaastetta voidaan lähestyä samalla tavalla, kuin miten yritys myy tuotteitaan asiakkailleen. Tässäkin tapauksessa myytävän tuotteen eli yrityksen tarjoaman työpaikan pitää olla kiinnostava ja vetovoimainen. Tämän mahdollistaa osaltaan se, että myyjän yrityskuva on kunnossa. Näistä on kerrottava kohderyhmälle ja vieläpä hyvin houkuttelevasti. Yhtä lailla tärkeää on, että myynti- eli tässä tapauksessa rekrytointiprosessi toimii. Tässä voidaan hyödyntää myynnin ja markkinoinnin puolelta tunnettua myyntisuppilo-menetelmää, josta saadaan menetelmälle nimi “rekrytointisuppilo” (myös inbound rekrytoinnista puhutaan). Tavoitteena on houkutella potentiaaliset liidit eli työntekijäkandidaatit laajalla skaalalla suppiloon. Tämän jälkeen liidit viedään rekrytointisuppilon läpi, jolloin osa karsii itse itsensä ja osa karsitaan. Tämä kuulostaa ehkä vielä samalta, mitä aiemminkin on tehty. Lähemmässä tarkastelussa eroja löytyy. Olennainen tekijä on hakijoiden itseohjautuvuus. Hakijat on saatava kiinnostumaan yrityksestä, jolloin he hakeutuvat tutkimaan työnantajan tarjoamia mahdollisuuksia, verraten niitä kilpaileviin vaihtoehtoihin. Hakijakandidaatit päättävät itse, haluavatko edetä prosessissa ja kuinka pitkälle. Työnantajayritys pyrkii nostamaan omat kilpailuetunsa esille ja vaikuttamaan etenkin lupaaviksi tunnistamiensa kandidaattien päätöksiin. Toinen olennainen asia on ajatella prosessia aidosti suppiloa muistuttavana prosessina, jossa suppilo supistuu pikkuhiljaa, ei portaittain (vrt. hakemusten lukeminen, haastattelut, valinta). Myyntisuppilossa liidit konvertoituvat askeleittain myyntivalmiiksi. Verkossa toimivan myyntisuppilon askeleet voivat olla hyvin pieniä. Samaan tapaan rekrytointisuppilo pyritään luomaan niin, että parhaat hakijat päätyvät pienin askelin kohti työsopimusta, kun he itseohjautuvasti tutustuvat yrityksen tarjoamiin mahdollisuuksiin ja vakuuttuvat omaan tahtiinsa itselleen sopivasta uudesta työpaikasta. Alkutilanteessa he eivät välttämättä ole edes aktiivisesti etsimässä uutta työpaikkaa.
Kun yritykset kilpailevat tarpeeseensa nähden pienestä määrästä tehtäviin hyvin sopivista hakijoista, niiden keinovalikoima vastata haasteeseen on melko rajallinen. Yritykset voivat joustaa aiemmista vaatimuksista, etenkin ei-kriittisistä. Yritykset voivat ottaa aiempaa isomman roolin puuttuvan osaamisen lisäämisessä. Lisäksi yritykset voivat joissakin tapauksissa kasvattaa hakijamäärää maantieteellistä hakualuetta laajentaen tai etätyömahdollisuuksia tarjoamalla. Näissä kaikissa tapauksissa osaratkaisu on, että suppilon laajan pään pitää jatkossa pystyä keräämään kaikki kynnelle kykenevät potentiaaliset kandidaatit. Tämä edellyttää, että hakijoiden mielikuvat ja ensikokemus yrityksestä pitää olla hyviä ja että kynnys hakemiseen on matala. Yhtään potentiaalista työntekijäkandidaattia ei pidä sivuuttaa, jos on mahdollista, että kandidaatti osoittautuu hyväksi työntekijäksi, kunhan saa kohtuullisesti tukea ja sitä kautta mahdollisuuden näyttää kyntensä. Yrityskuvan ja työtehtävien markkinointia yritys voi tehdä monella tavalla. Omilta verkkosivuilta löytyvät kiinnostavat yrityksen ja työtehtävien esittelyt ovat lähes aina keskeisessä roolissa.
Kynnyksen madaltaminen lähtee siitä, että hakijan ensimmäinen yhteydenotto yritykseen on helppo ja kommunikointi yrityksen puolelta ammattimaista. Rekrytointiprosessin ensimmäisessä vaiheessa ei hakijalta monestikaan ole tarpeen kysyä kaikkia mahdollisia tietoja, kun kandidaatti vasta osoittaa kiinnostuksensa yritystä tai tiettyä tehtävää kohtaan. Hakijaa ei myöskään kannata lannistaa kysymyksillä, joista hakija päättelee olevansa tehtävään kielitaitonsa tai koulutus- ja työkokemustaustansa puolesta riittämätön. Lisäksi huomioitava, että mitä nopeammin hakija edes auttavasti tunnistetaan todelliseksi potentiaaliseksi hakijaksi, joka erottuu sivustolla käyneistä surfaajista, edellytykset seuraavaan askeleeseen ovat jo merkittästi parantuneet.
Hakijan polku voidaan luoda houkuttelevaksi, pelimäiseksi etenemisreitiksi, jota hakijat etenevät omien valintojen mukaan ja josta eri tasoiset kandidaatit voidaan tunnistaa ja seuloa omiin ryhmiinsä. Kandidaateille tarjotaan tietoa yrityksestä sekä vaihtoehtoja ja erilaisia tehtäviä, joilla selvitetään kandidaatin osaamista ja taustaa. Tehtävät voivat liittyä mihin tahansa aiheeseen, joka on yritykselle merkityksellinen ja yrityksen kokemuksen mukaan olennainen. Esimerkkinä hakijan annetaan valita kielitaitoa kuvaavista vaihtoehdoista oma nykyinen tasonsa. Tämän jälkeen hänelle voidaan näyttää sellaiset tehtävät yrityksessä, joihin tämän hetkinen kielitaito riittää.
Tästä voidaan edelleen luoda haarautuva polku. Hakija voi edetä hakemaan nykyisen kielitaitonsa mahdollistamaan tehtävään. Toisaalta hakijalle voidaan tarjota toinen vaihtoehto, joka voisi tässä esimerkkitapauksessa olla kielitaidon parantamiseen liittyvät mahdollisuudet, ja sitä kautta avautuvat laajenevat työtehtävämahdollisuudet, joita yritys tarjoaa.
Hakijan polku mahdollistaa hakijakandidaattien huomioimisen ainutlaatuisella ja muistiin painuvalla hakijakokemuksella. Vain mielikuvitus on rajana hakijan polun muodostamisessa. Yrityksen näkökulmasta hakijan polku auttaa keräämään tietoa kandidaateista dynaamisesti. Rekrytoija näkee hakijoiden etenemisen ja pystyy hyvien suoritusten lisäksi näkemään mahdolliset esteet polussa, joissa hakijakandidaatit luovuttavat. Hakijan polkua voidaan helposti muokata vastaamaan muuttunutta tilannetta yrityksen rekrytointitarpeissa.
Katso tästä esimerkki, miltä hakijan polku voisi näyttää.
Hakijoiden testaaminen soveltuvuustesteillä
Kun hakijoiden määrää pyritään aktiivisesti lisäämään, seuraa siitä väistämättä, että myös tehtävään sopimattomien kandidaattien määrä kasvaa. Tämä vaatii aiempaa tehokkaampia työkaluja tunnistaa potentiaaliset kyvyt aiempaa suuremmasta määrästä hakijoita, joiden tausta voi olla monimuotoisempi, mitä takavuosina on totuttu. Tähän tarpeeseen on mahdollista hyödyntää edellä kuvattua hakijan polkua tehtävineen sekä helppokäyttöisiä soveltuvuustestejä. Soveltuvuustestien avulla yritykset pystyvät vähentämään merkittävästi mahdollisuutta virherekrytointeihin ja niistä koituvia suoria ja välillisiä kustannuksia.
Hakijan polulle luotavat tehtävät ovat yrityskohtaisia. Toinen tapa tunnistaa hiomattomat timantit, on käyttää eri tarkoituksiin kehitettyjä valmiita soveltuvuustestejä. Kun potentiaaliset kandidaatit on tunnistettu, rekrytoija voi valita haluamansa testin ja nappia painamalla lähettää sen kandidaatin tehtäväksi. Jotta testaus on helppoa ja sujuvaa, testit löytyvät valmiina rekrytointialustasta. Rekrytoijan tarvitsee vain päättää, keitä on mielekästä testata. Osa testeistä on yleiskäyttöisiä, joita voidaan käyttää alasta riippumatta. Näitä ovat johtaja-/esihenkilötesti ja työntekijätesti. Johtaja-/esihenkilötestit mittaavat henkilön ammattijohtajuuden 23 eri osa-alueita, joita ovat mm. johtamisasenne sekä liiketoiminnan ja ihmisten johtaminen.Työntekijätestit mittaavat mm. luovuutta, motivaatiota ja vastuullisuutta, yhteensä kaikkiaan 14 eri osa-aluetta. Muita toimialariippumattomia testejä ovat persoonallisuus- ja älykkyystestit. Erityisesti ohjelmistoalalla on sopivien tekijöiden löytäminen ollut jo pitkään haasteellista. Haasteet liittyvät erityisesti hakijoiden laatuun – tosiosaajat ovat harvassa. Tähän ongelmaan ratkaisu on ohjelmoijille tarkoitetut koodaushaasteet. Ohjelmoijat pääsevät ratkomaan annettuja tehtäviä itse valitsemallaan tai rekrytoijan valitsemalla kielellä. Sovellus analysoi ratkaisun, tutkii mahdollisen huijausyrityksen ja antaa tuloksen. Rekrytoija voi yhtä lailla tarkastella kandidaatin ratkaisua ja arvioida sen laatua.
Perehdytys korostuu
Rekrytointiprosessi voidaan ja kannattaa mieltää jatkuvan koeajan loppuun asti, sillä osa kandidaateista näyttää todelliset kykynsä vasta työtä tehdessään. Palkattava henkilö voi olla vain poikkeustapauksissa valmis työntekijä ensimmäisinä työpäivinään/-viikkoina/-kuukausina, mutta asia korostuu etenkin tilanteessa, jossa valintakriteereistä joudutaan joustamaan hakijoiden niukkuuden takia. Hakijan polun avulla hakijoista pyritään keräämään aiempaa enemmän tietoa, etenkin haastavampien hakijaryhmien kohdalla. Näiden kohdalla huomiota voidaan kiinnittää sellaisiin mahdollisiin puutteisiin osaamisessa, jotka eivät välttämättä estä rekrytointipäätöstä. Tätä kautta hakijan polku auttaa perehdytyksen suunnittelussa. Hakijoille voidaan tarjota tunnistetuilla osa-alueilla normaalia enemmän tukea ja ohjausta. Myös yhteiskunnan tarjoamia tukitoimia voidaan harkita käyttöön otettavaksi. Ensimmäisten kuukausien aikana voidaan tehdä paljon, jotta työntekijä pääsee tehokkaaseen työmoodiin
Osaamisen kehittäminen perehdytys jälkeen
Perehdytyksen jälkeen työntekijä on jo hyvin kiinni työn tekemisessä ja yrityksen rutiineissa, mutta osaamisen kehittämisen näkökulmasta useimmiten vasta aivan kehityspolkunsa alussa. Digiperehdytyksestä on lyhyt matka edetä jatkuvaan osaamisen kehittämiseen. Näkyvimpänä erona on, että käyttöön otetaan henkilökohtaiset kehittymissuunnitelmat, joissa määritellään henkilön sillä hetkellä keskeisimmät kehittymiskohteet. Tähän Sopro Online tarjoaa tehokkaat OKR-mallia hyödyntävät ketterät työkalut. Tästä alkaa timanttisen huippuosaajan hiominen.
